Voor het eerst certificeringen –
waarom zou je eigenlijk een certificaat halen?

Veel eisen in de ISO9001 zijn best vanzelfsprekend en mogelijk voldoe je als bedrijf al voor een groot deel aan de eisen, maar is dat nog niet geformaliseerd.

Een managementsysteem schrikt vooral kleine bedrijven nogal eens af. Dat brengt alleen maar gedoe met zich mee.
Maar zie het eens als een logische en samenhangende set van afspraken binnen je bedrijf, die je lang niet altijd hoeft te documenteren.

Het doel van die afspraken is dat iedereen in je bedrijf weet wat er nodig is om de bedrijfsdoelen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, gezondheid etc. te realiseren.
Doelstellingen van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn gericht op het leveren van producten of diensten die aan de eisen en verwachtingen van de klant voldoen en daarmee op het verhogen van de klanttevredenheid.  

Een managementsysteem is erop gericht dat de doelstellingen van een organisatie behaald gaan worden. door het op een goede manier inrichten van jouw organisatie. 

Waar begin je?
Bedrijfsprocessen zijn het uitgangspunt. Op een manier die jou past, breng je je dagelijkse werkwijze in kaart. Persoonlijk adviseur ik dit te doen in een flowchart met een korte beschrijvende tekst erbij, niet al te gedetailleerd. Een plaatje zegt namelijk meer dan 1000 woorden.
Laat elke afdeling / elk team zijn eigen proces beschrijven. Zij weten tenslotte het beste hoe zij werken en zo bereik je dat iedereen betrokken is bij het managementsysteem.
Dan kijk je naar de mogelijke risico’s die ertoe kunnen leiden dat de mogelijke processen niet goed gaan, met als gevolg bijvoorbeeld te late levering, beschadigd product of incompleet rapport.  
Samen bedenk je acties om dit te voorkomen. Die verwerk je in je processen, dus in je werkwijze. Deze acties houd je continu in de gaten.
Ook houdt je veranderingen in de gaten, veranderingen in wet- en regelgeving, maar ook veranderingen in de omgeving. Komen er nieuwe bedrijven in de buurt bij? Bedrijven die je concurrent kunnen zijn, of juist bedrijven waarmee je zou kunnen samenwerken of als klant producten aan kan leveren?

Kortom: Allemaal zaken waar een ondernemer dagelijks mee bezig is.
Als ondernemer heb je ambitie. Waar wil ik over een x aantal jaren staan?
Daarvoor doe je bijvoorbeeld een SWOT analyse. Waar ben je sterk in? Waar nog niet goed genoeg? Waar moet je vanuit de markt rekening mee houden als bedreiging?
Dit lijstje noemt de norm Risico’s en Kansen.

Uit jouw ambitie komen een aantal concrete doelstellingen, die meetbaar zijn.
Welke strategische keuze dienen we te maken om deze doelstellingen (en daarmee onze ambitie) te realiseren? Hebben we voldoende of nieuwe middelen nodig? Is er voldoende kennis en competentie bij ons personeel? Welke procedures hebben we nodig? Hoe gaan we intern communiceren?
Vervolgens bepaal je meetpunten om te zien of je strategieën goed werken.
In een dashboard van je managementsysteem kun je iedereen goed laten zien van het resultaat van de metingen is. Wat gaat goed? wat kan beter? Waarvoor moet ik acties bepalen in een gedetailleerd actieplan en stappen met wie, wat, wanneer.

Misschien ken je dit model wel als het OGSM model. Ik zelf gebruik dit jaarlijks om mijn ambities, mijn doelen en de strategie om er te komen weer scherp te krijgen. 
Dit is ook dé essentie van een managementsysteem.
Wat wil jij behalen met jouw organisatie. Wat is er operationeel voor nodig en waar zou je tegenaan kunnen lopen. Stel daarbij enerzijds prioriteiten adhv risico’s en kansen en anderzijds doelstellingen. Voer hierop acties uit. Vergroot de kennis. Communiceer intern. Bepaal de procedures. Zorg voor de juiste middelen, die op hun beurt weer zorgen dat de processen goed lopen. Die evalueer je regelmatig. En als er dan dingen niet lekker lopen, kun je bijsturen en verbeteren.

Een managementsysteem met haar processen, haar context, haar risico’s en kansen, kan jou als ondernemer helpen met het sturen van je bedrijf. Het helpt je om de kosten te verlagen, efficiënter te gaan werken, beter in kaart brengen waar dingen fout kunnen gaan of juist waar dingen heel goed zouden kunnen gaan als we er meer aandacht aan besteden.
Naast dat het handboek met de procesbeschrijvingen ook een goed naslagwerk is voor het inwerken van nieuwe medewerkers.

Het is belangrijk om je te realiseren dat er geen enkele reden is om de manier waarop je je bedrijf leidt te veranderen, dat zegt de norm niet. De veranderingen die je doorvoert, zijn een verbetering voor je bedrijf.

Certificatie is niet het einddoel. Maar ondersteunt je om te blijven nadenken over het doen van de goede dingen en die goede dingen steeds beter te doen.